Digitalización de documentos
En una primera instancia, los documentos en papel se convierten en imágenes digitalizadas. Una vez escaneados, se optimiza su calidad de visualización. Las imágenes digitalizadas son asociadas con atributos que identifican cada documento, posibilitando una rápida respuesta a las consultas de los usuarios.
Acceso a la información
Esta etapa le abre un nuevo camino a su empresa, ya que permite acceder a la información rápidamente. La versatilidad del sistema hace posible administrar diferentes formatos:
imágenes, archivos de texto, audio y video.
Los usuarios pueden consultar, compartir y distribuir la información, incluso modificar o dar de baja documentos, si se cuenta con los privilegios de acceso suficientes.
Hacer anotaciones, comentarios o agregar datos externos, combinándolos con otros programas son algunos ejemplos de sus posibilidades.
Organización y Configuración
Los documentos, según las necesidades de cada empresa, se organizan y se agrupan en carpetas.
También se crean diccionarios de datos que ofrecen múltiples opciones de búsqueda. La seguridad del sistema se establece mediante niveles de acceso a la información por usuario, aplicación y tipo de documento.
Más ventajas
La simultaneidad de acceso es una de las ventajas que ofrece.
Su flexibilidad permite, además, enviar los documentos por fax, imprimirlos o mandarlos por e-mail, sin tener que preocuparse por el lugar en donde se encuentre.
